Erläuterung:
Stellen Sie sich bitte vor, dass Sie damit beginnen, eine etwas komplexere und anspruchsvolle Aufgabe zu bearbeiten.
Sie starten mit der Bearbeitung und nach etwa 5 Minuten klingelt ihr Telefon. Sie führen das Telefonat und setzen im Anschluss ihre Aufgabenerledigung fort.
An welcher Stelle steigen Sie wieder ein?
Richtig, niemals an der Stelle, an welcher Sie unmittelbar vor dem Telefonat waren, sondern Sie müssen sich erst wieder hineindenken und steigen ein Stück weit zuvor wieder ein. Je komplexer die Aufgabe, desto weiter müssen Sie zurückgehen.
Was also, wenn in den nächsten Minuten wieder das Telefon klingelt, ein Mitarbeiter eine Frage hat oder Sie durch sonstige Dinge „aus der Aufgabe gerissen” werden.
Sie müssen jedes Mal ein Stück zurückgehen und befassen sich auf diese Weise immer wieder mehrfach mit Aspekten, die Sie bereits behandelt haben.
Hier entsteht massiver, echter Zeitverlust. Dieser beträgt nach diversen Untersuchungen bis zu 40%. Das ist gewaltig.
Was also tun?
Sorgen Sie dafür, dass Sie während der Erledigung wichtiger und komplexer Aufgaben nicht gestört werden. Schalten Sie ihr Telefon stumm, schließen Sie ihre Bürotür und bitten ihre Assistentin darum, in den nächsten 30 Minuten nicht gestört zu werden.
Das gilt natürlich auch für jeden Sachbearbeiter. Bieten Sie hierfür separate Räumlichkeiten, damit die Aufgabe hintereinander weg, ohne Störung durchgezogen werden kann. Sie sparen nicht nur enorm Zeit, sondern reduzieren auch die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich.
Ich wiederhole, unterm Strich beträgt ihr Zeitgewinn gewaltige 40%!!! Probieren Sie es aus.
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